سپردن مسئولیت ها به دیگران چطور باید انجام شود؟ آموزش شیوه درست و موثر تفویض وظایف و اختیارات
۰۹:۲۴ | ۱۴۰۴/۰۳/۱۸
کارآفرینان موفق اغلب ویژگیهای مشترکی دارند: آنها پرتلاش، مبتکر و آماده پذیرش نقشهای متعدد هستند تا دیدگاه خود را به واقعیت تبدیل کنند. در مراحل اولیه راهاندازی کسبوکار، داشتن مهارتهای متنوع نه تنها یک مزیت، بلکه یک ضرورت است.
با توجه به ماهیت این شغل، ممکن است برای کارآفرینان دشوار باشد که با رشد شرکت، نحوه واگذاری وظایف را به طور موثر بیاموزند، اما این یکی از مهمترین مهارتهایی است که برای مقیاسپذیری کسبوکار و حفظ موفقیت بلندمدت باید به آن مسلط شد. توانایی تشخیص زمان نیاز به کمک، مشخص کردن وظایفی که باید واگذار شوند و تکیه بر تخصص دیگران همان چیزی است که کسبوکارهای پررونق را از کسبوکارهایی که در حالت بقا گیر کردهاند متمایز میکند.
البته که موفقترین مدیران هم حداقل یک بار در مسیر کاری خود، با این چالش مواجه شدهاند: چطور میتوان به دیگران اعتماد کرد؟ کدام وظایف و اختیارات را باید به دیگران بسپرم؟ چطور میتوانم این کار را به شکلی موثر و مفید انجام دهم؟ در این مقاله، سعی شده که تمامی این سوالات پاسخ داده شود تا با هم بررسی کنیم و ببینیم که بهترین راه، برای تفویض وظایف و اختیارات چیست.
از بین بردن طرز فکر «خودم انجام بدهم راحتتر است.»
اگر یاد نگیرید که وظایف را واگذار کنید، رشد کسبوکار شما همیشه به ظرفیت و تواناییهای شخصیتان محدود خواهد شد. مدیریت همه امور به تنهایی ممکن است در لحظه کارآمد به نظر برسد، اما در واقعیت، پتانسیل شما را به عنوان یک رهبر و کسبوکار محدود میکند. شما تنها دانستههای خود را میدانید و ساعات روز محدود است! تصور کنید که شما و کسبوکارتان با حمایت مناسب از متخصصان درست، چه قابلیتهایی میتوانستید داشته باشید.
ذهنیت فردگرایانه اغلب منجر به فرسودگی، فرصتهای از دست رفته و رکود میشود. تغییر به سمت طرز فکر رهبری لزوما به معنای رها کردن کنترل نیست: بلکه به معنای بیشینهسازی تاثیر و اهمیت شما است. با اعتماد کردن و توانمندسازی دیگران، زمان ارزشمندی را برای تمرکز بر استراتژی، نوآوری و تصویر بزرگتر آزاد خواهید کرد که در نهایت موفقیت بیشتری را به دنبال خواهد داشت.
کوچک شروع کنید اما همین حالا شروع کنید
اگر واگذاری وظایف نقطه قوت شما نیست، موثرترین راه برای ایجاد این عادت این است که از کارهای کوچک شروع کنید و همین حالا دست به کار شوید. یک وظیفه یا تسک را از لیست خود انتخاب (فارغ از این که چقدر کوچک یا مهم باشد) و آن را به یکی از اعضای تیم خود واگذار کنید. سپس به وظیفه بعدی بروید و همین روند را ادامه دهید.
هرچه بیشتر وظایف را واگذار کنید، بیشتر حجم کاری خود را کاهش میدهید و همزمان، اعتماد به تیم و تواناییهایشان را تقویت میکنید. با گذشت زمان، واگذاری وظایف برای شما طبیعیتر خواهد شد و کسانی که اطراف شما هستند را ترغیب میکند تا مسئولیت بیشتری بپذیرند و عملکرد بهتری داشته باشند.
پیشرفت مهمتر از کمال است
در ابتدا، ممکن است کارها دقیقا به شیوهای که شما انجام میدهید و انتظار دارید، انجام نشوند اما فراموش نکنید که این خروجی حداقل در ابتدای کار، کاملا طبیعی است. بر پیشرفت تمرکز کنید، نه بر کمالگرایی و اجرای بینقص و ایراد تسکها. واگذاری موثر وظایف، یک فرآیند یادگیری برای شما و تیمتان خواهد بود و نیاز به کمی صبر، ارتباط موثر و اعتماد دارد.
به جای مدیریت جزییات بیش از حد یا پس گرفتن وظایف به محض مشاهده اولین نشانه نقص، سعی کنید این لحظات را به عنوان فرصتهایی برای آموزش و رشد بپذیرید و از آنها برای تقویت و توانمندسازی تیم خود استفاده کنید.
ساختن تیمی قویتر و توانمندتر
واگذاری وظایف ابزاری قدرتمند برای رشد تیم شما است. با سپردن وظایف معنادار به اعضای تیم و تشویق به حل مسئله و پذیرش مسئولیت، شما فرهنگی ایجاد میکنید که در آن کارکنان میتوانند مهارتهای جدید بیاموزند و به تواناییهای خود اعتماد کنند.
وقتی تیم شما احساس توانمندی در حل مسائل و تصمیمگیری داشته باشد، احتمال بیشتری دارد که حس مالکیت و افتخار نسبت به کار خود پیدا کند. این حس مسئولیت موجب افزایش مشارکت، انگیزه و سرمایهگذاری در موفقیت کسبوکار میشود.
با گذشت زمان، واگذاری وظایف باعث تقویت استقلال و توانمندی بیشتر تیم خواهد شد. همان طور که اعضای تیم مسئولیتهای بیشتری را بر عهده میگیرند و در نقشهایشان رشد میکنند، کسبوکار شما نیز با پایهای مستحکمتر، انعطافپذیرتر خواهد شد. این رشد به شما امکان میدهد تا استارتاپ خود را به طور موثر گسترش دهید بدون این که کیفیت (که برای موفقیت بلندمدت حیاتی است.) قربانی شود.
گامهای عملی برای واگذاری مؤثر وظایف و اختیارات
- انتخاب وظایف برای واگذاری: بار کاری خود را بررسی و مشخص کنید که کدام وظایف واقعا به مشارکت مستقیم شما نیاز دارند و کدام یک اینطور نیستند. وقت آن است که صادقانه نقاط قوت و ضعف خود را ارزیابی کنید: آیا کسی در تیم شما تخصص لازم را دارد تا برخی از وظایف را کارآمدتر انجام دهد؟ به وظایف زمانبر یا تکراریای فکر کنید که میتوانید واگذار کنید تا زمان بیشتری برای کارهای اولویتدار آزاد شود.
- انتخاب فرد مناسب: با دقت وظایف را به افراد مناسب بر اساس مهارتها و تجربیاتشان اختصاص دهید. به افرادی فکر کنید که توانمند، مشتاق به یادگیری و دارای بیشترین پتانسیل رشد هستند.
- تعیین انتظارات روشن: دامنه وظیفه مورد نظر را به وضوح تعریف کنید، شامل تعیین ضربالاجلهای کلیدی، اهداف و نتیجه موردنظر تا تیم بتواند موفق عمل کند. منابع یا اطلاعات لازم را در اختیار قرار دهید و آماده پاسخگویی به سوالات یا ارائه حمایت باشید.
- حمایت بدون کنترل بیش از حد: اعتماد، کلید واگذاری موثر وظایف است و به همین دلیل، یادگیری این مهارت میتواند چالشبرانگیز باشد. از مدیریت جزییات بیش از حد یا اصرار بر کمالگرایی پرهیز کنید. به کارکنان خود فضای کافی بدهید تا وظایف را به شیوه خود انجام دهند، در حالی که شما در صورت نیاز برای راهنمایی و حمایت در دسترس باشید.
- پیگیری و ارائه بازخورد: زمانهایی برای بررسی پیشرفت کار و ارائه بازخورد سازنده تعیین کنید. موفقیتها را به همان اندازه رسیدگی به چالشها مورد توجه قرار دهید.
