فرآیند مدیریتی کارآفرین ایرانی-آمریکایی در زیر ذرهبین/ الکس هرمزی چطور ۵۰۰ کارمند را مدیریت میکند؟
۰۶:۵۰ | ۱۴۰۴/۰۲/۲۰
به گزارش اکو آنلاین:هنگامی که یک وظیفه را با امیدهای فراوان واگذار میکنید و آن را یک بار به وضوح توضیح میدهید، اما کار انجامشده بیدقت، دیرهنگام یا کاملا اشتباه برمیگردد، اولین واکنش شما ممکن است این باشد که آن را دوباره به دست بگیرید و هرگز مسئولیتی را به دیگران نسپرید!
این واکنش طبیعی اما خطرناک است چون شما را در مسیری قرار میدهد که همیشه به عنوان گلوگاه کسب و کار خود باقی میمانید و درگیر عملیات روزمره میشوید، در حالی که باید بر رشد تمرکز کنید.
الکس هرمزی (Alex Hormozi) ، مدیرعامل Acquisition.com، رویکردی سیستماتیک برای مدیریت سازمان ۵۰۰ نفره خود دارد. هرمزی توانسته است هفت شرکت را توسعه داده و به فروش برساند، از جمله یک مورد ۴۶.۲ میلیون دلاری در سال ۲۰۲۱. تخصص او در ایجاد سیستمها به بسیاری از کارآفرینان کمک کرده است تا از روزمرگی کسب و کار خود رهایی یابند.
این روش موثر است و شما میتوانید بلافاصله آن را به کار بگیرید. در اینجا نحوه انجام آن آمده است.
چرا مدیریت کارمندان سختتر از چیزی است که به نظر میرسد
تفویض اختیار یا سپردن هر نوع ماموریت و وظیفهای به دیگران، به نظر میرسد که ساده باشد: فردی توانمند پیدا کنید، توضیح دهید که چه کاری باید انجام شود و شاهد افزایش ظرفیت خود باشید. اما این موضوع یک حقیقت اساسی در مورد رفتار انسان را نادیده میگیرد: افراد نمیتوانند ذهن شما را بخوانند و از سالها تجربه و تخصصی که شما دارید نیز بهرهمند نیستند.
وقتی وظایف را با دستورالعملهای مبهم و انتظارات بالا به اعضای تیم محول میکنید، همه را در مسیر شکست قرار میدهید. واکنش معمول بنیانگذاران استارتاپها این است که مدیریت جزئی انجام دهند یا کنترل را به طور کامل پس بگیرند. اما این کار فقط مشکل را تشدید میکند.
راه حل این نیست که تفویض اختیار را متوقف کنید، بلکه باید از طریق یک سیستم ساختاریافته در آن بهتر شوید.
فرآیند و سیستم کامل مدیریتی الکس هرمزی
هرمزی از چارچوبی که آن را «الماس مدیریت» مینامد، استفاده میکند و پنج مؤلفه کلیدی دارد:
- دانش (چه چیزی)
- آموزش (چگونه)
- مهلتها (چه زمانی)
- انگیزه (مشوق)
- موانع (چالشهای خارجی)
وقتی کسی کاری را آن طور که انتظار دارید انجام نمیدهد، میتوان مشکل را به یکی از این حوزهها ردیابی کرد.
با بررسی دانش شروع کنید
هرمزی میگوید: «اولین و واضحترین دلیل اینکه کسی کاری را آن طور که میخواهید انجام نمیدهد، این است که او نمیدانست شما از او چه انتظاری دارید.» هنگامی که یک کارمند به هدف مورد نظر نمیرسد، از فرضیهسازی درباره تواناییها یا انگیزههای او خودداری کنید.
با یک سوال ساده درباره بخشی که اشتباه انجام داده یا انجام نداده شروع کنید: «آیا میدانستی که انتظار داشتم این کار را انجام دهی؟» اگر پاسخ «نه» باشد، شما یک مشکل ارتباطی را شناسایی کردهاید. آن را فورا با تنظیم انتظارات روشن اصلاح کنید. این اقدام ساده از بسیاری از ناامیدیها و سوتفاهمها جلوگیری میکند.
آموزشهای مشخص و کاربردی ارائه دهید
اگر کسی میداند چه کاری باید انجام دهد اما همچنان عملکرد مطلوبی ندارد، مرحله بعدی آموزش است. دستورالعملهای مبهم، نتایج مبهم ایجاد میکنند. هرمزی توضیح میدهد: «گفتن اینکه «دست از رفتار بد بردار» در واقع یک دستورالعمل بسیار بد است زیرا هیچ راهنمایی مشخصی در مورد تغییر رفتارها ارائه نمیدهد.»
دقیقا آن چه را که میخواهید مشخص کنید. به جای اینکه به کسی بگویید «دقیقتر باش»، مشخص کنید که دقت به چه معنا است: «قبل از ارسال، این پنج نقطه داده را بررسی کن.» یا «تصاویر مراحل کارت را ضمیمه کن.» هرچه آموزش شما مشخصتر باشد، نتایج بهتری به دست خواهید آورد.
ضربالاجلهای مشخص و ملموس تعیین کنید
وظایف بدون ضربالاجل به ندرت بهطور کارآمد انجام میشوند، اگر اصلا انجام شوند! حتی زمانی که کسی میداند چه کاری باید انجام دهد و چگونه آن را انجام دهد، بدون یک بازه زمانی مشخص، کار به تعویق میافتد و جای خود را به امور فوریتر میدهد.
همیشه برای هر درخواست، زمانبندی مشخصی تعیین کنید. «من این گزارش را تا سهشنبه ظهر نیاز دارم» بسیار مفیدتر از «هر وقت توانستی برایم بفرست» است. ضربالاجلها باعث ایجاد مسئولیتپذیری میشوند و امکان اولویتبندی صحیح کارها را فراهم میکنند. هر وظیفهای به یک ضربالاجل نیاز دارد.
موانع را شناسایی و حذف کنید
گاهی اوقات مشکلات عملکردی علیرغم داشتن دانش، آموزش و ضربالاجلهای مشخص ادامه مییابند. در این مرحله، باید موانعی را که مانع موفقیت میشوند بررسی کنید. هرمزی یک مثال ساده ارائه میدهد: «ممکن است بهترین سرآشپز دنیا را داشته باشم که بسیار باانگیزه است، میداند که میخواهم یک املت درست کند، میداند چگونه این کار را انجام دهد، میداند که ظرف پنج دقیقه باید آماده شود. اما اگر در زمان شروع کار بگوید «من تخم مرغ ندارم» دیگر هیچچیز مهم نیست.»
مستقیما بپرسید: «چه چیزی مانع از انجام این کار توسط شما میشود؟» سپس تلاش کنید این موانع را برطرف کنید، چه منابع اضافی، دسترسی به اطلاعات، یا اولویتهای متناقض باشند.
انگیزه و مشوقهای فردی را درک کنید
مدیران موثر تشخیص میدهند که افراد مختلف به محرکهای متفاوتی پاسخ میدهند. برخی با شناخت عمومی رشد میکنند، برخی ترجیح میدهند به صورت خصوصی مورد قدردانی قرار گیرند و برخی عمدتا با پاداشهای مالی انگیزه پیدا میکنند.
طبق گفته هرمزی، «پول به عنوان یک تقویتکننده جهانی شرطی شده است.» اما مشوقهای شخصیسازیشده اغلب بهتر عمل میکنند. بفهمید چه چیزی هر عضو تیم را به حرکت در میآورد و از آن محرکها بهره ببرید.
فراتر از مدل الماس، با انجام این مراحل اضافی فرآیندهای مدیریتی خود را بهبود بخشید.
- ایجاد چکلیستها برای حفظ ثبات
وظایف پیچیده با چکلیستهای واضحی که حدس و گمان را از بین میبرند، بهتر پیش خواهند رفت. چکلیستها، استانداردهای عینی برای ارزیابی عملکرد ارائه میدهند و آموزش را بسیار موثرتر میکنند.
وقتی کسی عملکرد ضعیفی دارد، کار او را با چکلیست مقایسه کنید. این روش بازخورد را از انتقاد ذهنی به ارزیابی عینی تبدیل میکند. «سارا، تو ۳ مورد از ۱۱ مرحله مورد نیاز را انجام دادهای» یک راهنمای واضح برای بهبود ارائه میدهد.
- هماهنگ کردن دستورالعملها با سطح مهارت
سطح مهارت اعضای تیم شما تعیین میکند که جزئیات دستورالعملها تا چه حد باید دقیق باشد. هرمزی توضیح میدهد که «هرچه فرد ماهرتر باشد، دستورالعملها میتوانند کلیتر باشند.» کارشناسان به جزئیات کمتری نیاز دارند، در حالی که کارمندان کمتجربه نیازمند راهنمایی مرحله به مرحله هستند.
ارتباطات خود را بر این اساس تنظیم کنید. یک عضو ارشد تیم ممکن است بتواند دستور «یک برنامه محتوایی برای سهماهه دوم تهیه کن» را مدیریت کند، در حالی که یک کارمند تازهکار به راهنمایی دقیقتری مانند «۵ پست رسانهای اجتماعی با استفاده از این قالب مشخص ایجاد کن» نیاز دارد.
- تقویت مهارت مدیریت
مدیریت موثر افراد مهارتی است که همه جنبههای دیگر کسبوکار شما را تقویت میکند. تفاوت بین توسعه یک سازمان با ۵۰۰ کارمند یا باقی ماندن در اندازه کوچک اغلب به توانایی شما در دستیابی به نتایج از طریق دیگران بستگی دارد.
با دانش و آموزش شروع کنید که شامل ارتباطات واضح و انتظارات مشخص است. ضربالاجلها را تعیین کنید، انگیزهها را درک کنید و موانع را برطرف کنید. برای افزایش کارایی، چکلیستهایی برای حفظ ثبات ایجاد کنید و دستورالعملها را مطابق با مهارتها تنظیم کنید.
کسبوکار شما فراتر از چیزی که به تنهایی میتوانستید به دست آورید رشد خواهد کرد و سرانجام آزادیای را تجربه خواهید کرد که در ابتدا شما را به کارآفرینی و اکوسیستم استارتاپی سوق داد.
